Trong thời đại mà công nghệ số đang phát triển như hiện nay, nhu cầu nhắn tin của mọi người cũng ngày một tăng. Vậy làm thế nào để nhắn tin trông thật chuyên nghiệp và lịch sự, nhất là trong môi trường công sở.

1. Nhắn tin vào thẳng vấn đề

Nhiều người có thói quen để lại tin nhắn “chào” đến đối phương, và chờ cho đến khi nhận lại tin nhắn thì mới nhắn tiếp. Thói quen này sẽ làm mất thời gian của đôi bên, vậy nên sau câu chào thì bạn nên nhắn thẳng vào vấn đề của bạn.

2. Sử dụng đầy đủ chủ ngữ và vị ngữ

Bạn không nên nhắn tin “cộc lốc”, thiếu chủ hay vị ngữ vì có thể làm đối phương hiểu sai tin nhắn, đồng thời cũng bất lịch sự. Đây là quy tắc nhất định bạn phải thực hiện trong quá trình liên lạc với đồng nghiệp hay khách hàng bên ngoài.

3. Nhắn tin thành một đoạn hoặc sử dụng tính năng ghi âm để truyền tải nhiều thông tin

Một số người cảm thấy khó chịu về việc nhắn tách rời từng câu trong đoạn tin nhắn bởi vì khi ấy cuộc hội thoại sẽ trở nên rời rạc, đồng thời

hay

của đối phương cũng “nhảy” thông báo tin nhắn thường xuyên. Thay vào đó, bạn có thể nhắn thành một đoạn dài, hoặc có thể sử dụng tính năng ghi âm của các nền tảng nhắn tin.

4. Hạn chế sử dụng biểu tượng (icon) dễ gây hiểu nhầm

Tuy không có bất cứ quy tắc nào cụ thể, nhưng đối với một bộ phận lớn người trẻ thì luôn có những “luật bất thành văn” về icon khi nhắn tin. Những biểu tượng mặt cười, nút like,… thường đi kèm nhứng ý nghĩa không mấy tích cực như việc người gửi không vui vẻ, có ý mỉa mai, thờ ơ hoặc không thích cuộc trò chuyện này.

Vậy nên, đối với trường hợp bạn chat với những người ít thân thiết thì hãy hạn chế dùng những icon này để tránh gây cho đối phương cảm giác khó chịu nhé!

5. Gõ nhiều sticker đi kèm nội dung nhạy cảm

Đôi khi người nhận tin cho bạn đang ở nơi công cộng, hoặc ngồi bên cạnh người khác và có khả năng nhìn thấy tin nhắn, thì việc bạn gõ kèm nhiều sticker khi gửi những tin nhắn có nội dung nhạy cảm dưới dạng hình ảnh, video là điều vô cùng cần thiết.

Tất nhiên, để dễ dàng thì bạn nên thỏa thuận với đối phương về hành động đầy tinh tế này trước đó.

6. Tránh sử dụng teencode, từ viết tắt

Teencode hay là các chữ viết tắt sẽ chỉ phù hợp cho các cuộc hội thoại giữa bạn bè, người thân, và bạn không nên dùng trong trường hợp tham gia các cuộc hội thoại mang tính chất nghiêm túc như tại môi trường công sở. Đồng nghiệp hay khách hàng của bạn có thể cảm thấy bị khó hiểu, hoặc khó chịu với các ký tự kiểu như vậy.

7. Không lạm dụng tính năng xóa tin nhắn

Thường xuyên xóa tin nhắn có thể gây ra ấn tượng xấu với người còn lại vì họ sẽ nghĩ bạn thiếu suy nghĩ trước khi soạn một đoạn tin nhắn nào đấy. Vì vậy, nên tạo thói quen kiểm tra từng tin nhắn trước khi nhấn nút gửi nhé!

8. Không bỏ chừng cuộc trò chuyện

Việc này sẽ khiến đối phương phải chờ, và có thể tạo cảm giác thiếu tôn trọng. Vì vậy, bạn nên hạn chế việc “biến mất” trong lúc nhắn tin, hoặc trong trường hợp bất khả kháng thì có thể nhắn tin thông báo mình bận đột xuất, và sẽ trả lời lại khi xong việc.

Bạn có thể thực hiện thêm bước đánh dấu chưa đọc tin nhắn, để nhắc nhở bản thân sau này trả lời tin nhắn của đối phương, tránh tình trạng tin nhắn bị “trôi” mất.

9. Sử dụng tính năng trả lời (reply)

Thông qua tính năng trả lời (reply) có trên các nền tảng nhắn tin, bạn sẽ giúp đối phương có thể theo dõi cuộc trò chuyện một cách dễ hiểu hơn. Tính năng này sẽ cực kỳ hữu ích khi bạn tham gia một nhóm nhắn tin bất kỳ, khi mà số luồng tin nhắn tăng lên nhiều.

10. Tạo thói quen kiểm tra tin nhắn

Dù bạn có bận rộn như thế nào, bạn cũng nên dành ra một số thời gian trong ngày nhất định để kiểm tra liệu mình có tin nhắn từ đồng nghiệp hay không. Việc này sẽ giúp đối phương không phải chờ lâu, đồng thời dễ dàng bắt kịp tiến độ công việc. Ngoài ra, bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra tin nhắn trong mục tin nhắn chờ hay spam.

11. Kiên nhẫn chờ tin nhắn hồi âm

Nếu không thấy đối phương trả lời tin nhắn của mình, bạn nên chờ đợi thêm thời gian thay vì liên tục nhắn tin cho họ. Có thể khi ấy họ đang có việc bận nên không thể trả lời lập tức được, và trong một số trường hợp họ sẽ cảm thấy bị quấy rầy vì thông báo tin nhắn từ bạn.

Vừa rồi là các quy tắc giúp cho việc nhắn tin của bạn trở nên lịch sự và trang trọng hơn. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn, cảm ơn bạn đã theo dõi, hẹn gặp lại trong những bài viết khác!